高等學(xué)校檔案管理辦法

第27號

　　根據檔案法和有關(guān)規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部長(cháng)　　　周　濟

國家檔案局局長(cháng)　楊冬權

2008年8月20日

高等學(xué)校檔案管理辦法

第一章　總則

　　第一條　為規范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱(chēng)的高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎性工作，學(xué)校應當加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規劃。

　　第四條　國務(wù)院教育行政部門(mén)主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門(mén)主管本行政區域內高校檔案工作。

　　國家檔案行政部門(mén)和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門(mén)在職責范圍內負責對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導、監督和檢查。

　　第五條　高校檔案工作由高等學(xué)校校長(cháng)領(lǐng)導，其主要職責是：

　　(一)貫徹執行國家關(guān)于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學(xué)校檔案工作規章制度；

　　(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規劃，促進(jìn)檔案信息化建設與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

　　(三)建立健全與辦學(xué)規模相適應的高校檔案機構，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費；

　　(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問(wèn)題。

　　分管檔案工作的校領(lǐng)導協(xié)助校長(cháng)負責檔案工作。

第二章　機構設置與人員配備

　　第六條　高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高等學(xué)校應當設立檔案館：

　　(一)建校歷史在50年以上；

　　(二)全日制在校生規模在1萬(wàn)人以上；

　　(三)已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷(長(cháng)度300延長(cháng)米)以上。

　　未設立檔案館的高等學(xué)校應當設立綜合檔案室。

　　第七條　高校檔案機構是保存和提供利用學(xué)校檔案的專(zhuān)門(mén)機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實(shí)際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

　　第八條　高校檔案機構的管理職責是：

　　(一)貫徹執行國家有關(guān)檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學(xué)校檔案工作；

　　(二)擬訂學(xué)校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實(shí)；

　　(三)負責接收(征集)、整理、鑒定、統計、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；

　　(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

　　(五)組織實(shí)施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　　(六)開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；

　　(七)開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓；

　　(八)利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

　　(九)開(kāi)展國內外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

　　有條件的高校檔案機構，可以申請創(chuàng )設愛(ài)國主義教育基地。

　　第九條　高校檔案館設館長(cháng)一名，根據需要可以設副館長(cháng)一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

　　館長(cháng)、副館長(cháng)和綜合檔案室主任(館長(cháng)和綜合檔案室主任，以下簡(jiǎn)稱(chēng)為高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：

　　(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；

　　(二)有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng )新意識和精神；

　　(三)年富力強，身體健康。

　　第十條　高等學(xué)校應當為高校檔案機構配備專(zhuān)職檔案工作人員。

　　高校專(zhuān)職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數由學(xué)校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務(wù)確定。

　　第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應的科學(xué)文化知識以及現代化管理技能。

　　第十二條　高校檔案機構中的專(zhuān)職檔案工作人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。

　　第十三條　高等學(xué)校對長(cháng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關(guān)規定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì )保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規定予以補助。

第三章　檔案管理

　　第十四條　高等學(xué)校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。

　　第十五條　高等學(xué)校應當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

　　(一)黨群類(lèi)：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì )、團委、民主黨派等組織的各種會(huì )議文件、會(huì )議記錄及紀要；各黨群部門(mén)的工作計劃、總結；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

　　(二)行政類(lèi)：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì )議文件、會(huì )議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)學(xué)生類(lèi)：主要包括高等學(xué)校培養的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

　　(四)教學(xué)類(lèi)：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規定執行。

　　(五)科研類(lèi)：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規定》(國檔發(fā)〔1987〕6號)執行。

　　(六)基本建設類(lèi)：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發(fā)〔1988〕4號)執行。

　　(七)儀器設備類(lèi)：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設備(價(jià)值在10萬(wàn)元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

　　(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　　(九)出版物類(lèi)：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。

　　(十)外事類(lèi)：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會(huì )議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請的境外專(zhuān)家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區專(zhuān)家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱(chēng)號等的材料。

　　(十一)財會(huì )類(lèi)：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì )計檔案管理辦法》(財會(huì )字〔1998〕32號)執行。

　　高等學(xué)?？梢愿鶕W(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

　　第十六條　高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

　　學(xué)校各部門(mén)負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁(yè)號或者件號，制作卷內目錄，交本部門(mén)負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。

　　第十七條　歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)執行。

　　第十八條　高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

　　(一)學(xué)校各部門(mén)應當在次學(xué)年6月底前歸檔；

　　(二)各院系等應當在次學(xué)年寒假前歸檔；

　　(三)科研類(lèi)檔案應當在項目完成后兩個(gè)月內歸檔，基建類(lèi)檔案應當在項目完成后三個(gè)月內歸檔。

　　第十九條　高校檔案機構應當對檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、鑒定和編號。

　　第二十條　高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿(mǎn)、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門(mén)鑒定并登記造冊報校長(cháng)批準后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷(xiāo)毀任何檔案。

　　第二十一條　高校檔案機構應當采用先進(jìn)的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應當及時(shí)修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時(shí)數字化，加工成電子檔案保管。

　　第二十二條　高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時(shí)，高等學(xué)校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

　　第二十三條　高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。

　　第二十四條　高等學(xué)校中的個(gè)人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據為己有。

　　對于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。

　　高校檔案機構對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應當制定專(zhuān)門(mén)的制度和辦法。

　　第二十五條　高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長(cháng)報告，及時(shí)處理。

　　檔案庫房的技術(shù)管理工作，應當建立、健全有關(guān)規章制度，由專(zhuān)人負責。

　　第二十六條　高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關(guān)規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章　檔案的利用與公布

　　第二十七條　高校檔案機構應當按照國家有關(guān)規定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權公布學(xué)校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外公布：

　　(一)涉及國家秘密的；

　　(二)涉及專(zhuān)利或者技術(shù)秘密的；

　　(三)涉及個(gè)人隱私的；

　　(四)檔案形成單位規定限制利用的。

　　第二十八條　凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

　　境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國家有關(guān)規定辦理。

　　第二十九條　查閱、摘錄、復制未開(kāi)放的檔案，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報請校長(cháng)審查批準。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國家秘密，應當經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)批準。

　　第三十條　高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經(jīng)檔案機構負責人批準。

　　加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。

　　第三十一條　高校檔案開(kāi)放應當設立專(zhuān)門(mén)的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著(zhù)錄標準按《檔案著(zhù)錄規則》(DA／T18-1999)執行)，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢(xún)系統等，為社會(huì )利用檔案創(chuàng )造便利條件。

　　第三十二條　高校檔案機構是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構。

　　高校檔案機構應當為社會(huì )利用檔案創(chuàng )造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規定合理收取費用。

　　社會(huì )組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無(wú)償和優(yōu)先提供。

　　第三十三條　寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會(huì )提供利用，應當征得寄存者同意。

　　第三十四條　高校檔案機構應當積極開(kāi)展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長(cháng)批準。

　　第三十五條　高校檔案機構應當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網(wǎng)站等)，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級開(kāi)設有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章　條件保障

　　第三十六條　高等學(xué)校應當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預算，保證檔案工作的需求。

　　第三十七條　高等學(xué)校應當為檔案機構提供專(zhuān)用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時(shí)進(jìn)行改擴建或者新建。

　　存放涉密檔案應當設有專(zhuān)門(mén)庫房。

　　存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

　　第三十八條　高等學(xué)校應當設立專(zhuān)項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學(xué)校數字化校園建設同步進(jìn)行。

第六章　獎勵與處罰

　　第三十九條　高等學(xué)校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎勵：

　　(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著(zhù)成績(jì)的；

　　(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著(zhù)成績(jì)的；

　　(三)在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

　　(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

　　(五)同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

　　第四十條　有下列行為之一的，高等學(xué)校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任。

　　(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；

　　(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

　　(三)涂改、偽造檔案的；

　　(四)擅自出賣(mài)、贈送、交換檔案的；

　　(五)不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

　　(六)其他違反檔案法律法規的行為。

第七章　附則

　　第四十一條　本辦法適用于各類(lèi)普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校。

　　第四十二條　高等學(xué)?？梢愿鶕巨k法制訂實(shí)施細則。

　　高等學(xué)校附屬單位(包括附屬醫院、校辦企業(yè)等)的檔案管理，由學(xué)校根據實(shí)際情況自主確定。

　　第四十三條　本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會(huì )1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國家教育委員會(huì )令第6號)同時(shí)廢止。